¿Cómo organizar el tiempo para una prospección eficaz?

En la actividad comercial, por lo general, lo que lleva más tiempo es la prospección. El gran desafío está en invertir tiempo en los clientes potenciales: aquellos que tienen mayores posibilidades de comprar, e identificar aquellos que nunca van a concretar la compra y dejar de dedicarles tiempo lo más rápido posible.

La gestión del tiempo en el ámbito de la prospección se convirtió en una verdadera preocupación. En primer lugar, para las gerencias ya que esto incide directamente en la facturación global de la empresa y luego, para los comerciales porque afecta el monto de sus ingresos anuales.

Veamos las prácticas recomendadas para la gestión del tiempo en la prospección comercial.

  1. Paralelizar las tareas de los representantes de ventas

El rol del comercial comprende varias tareas diferentes.

En primer lugar están las actividades relacionadas con la prospección. Es decir, con la identificación de prospectos (clientes potenciales), su calificación y el contacto directo con ellos.

Después viene la “alimentación” al máximo del vínculo con estos clientes potenciales. Una vez calificado el prospecto y el primer contacto iniciado, hay que mejorar la relación. Es lo que llamamos la “alimentación”: un contacto regular cada vez más orientado a la venta.

Y finalmente, tenemos un contrato. Es decir: oferta, negociación y firma del contrato.

El desafío está en disminuir la carga de trabajo que suponen estas tres actividades. De hecho, todavía vemos a muchos comerciales que empiezan muy desanimados la etapa de prospección que dura semanas. Luego dedican mucho tiempo a la fase de “alimentación”. Y finalmente se encuentran con que están completamente sumergidos en la firma de contratos con aquellos clientes que mejor respondieron.

Sin embargo, aparecen algunos inconvenientes en esta metodología.

Para empezar, existe un riesgo de agotamiento de los comerciales que se involucran durante varias semanas en la fase de prospección y alimentación sin concretar la firma de ningún contrato. En estos casos, es muy difícil mantener la motivación del equipo.

Aquí surge un problema de planificación de actividades a nivel empresa. Por una parte, los ingresos entran a cuentagotas, lo que hace muy difícil ver en dónde estamos parados con respecto la facturación anual. Por otro lado, los contratos llegan todos al mismo tiempo y esto obliga a aumentar la producción en momentos picos.

Lo ideal es llevar en paralelo la prospección, alimentación y firma de contratos. De esta manera, la facturación anual es homogénea y se puede planificar correctamente la producción. Los comerciales pueden seguir cerrando contratos aunque la prospección se dificulte. 

  1. Elaborar un marco de acción.

Para asegurarnos una utilización productiva del tiempo, hay que elaborar un marco de acción dentro de los equipos comerciales. Este marco pasa principalmente por dos acciones: procesos y herramientas.

En cuanto a los procesos, es necesario definir precisamente qué acciones comerciales deben llevar a cabo los representantes de ventas y en qué momento deben hacerlo. ¿Después de cuántos días hay que contactar nuevamente al prospecto? ¿Cuándo hay que dejarlo pasar? ¿Hasta dónde ir en la negociación? Etc. La definición de estos procesos suele ser complicada para aquellas empresas que no están acostumbradas a hacerlo.

La otra medida a llevar a cabo para estar seguros de optimizar el tiempo del equipo comercial, es la identificación de herramientas. Es primordial contar con un CRM que hay que complementar con otras herramientas específicas (mailings, telefonía, división de tareas, etc.) Es necesario elegir las herramientas adecuadas y utilizarlas en la forma correcta. Aquí también, vemos que la experiencia siempre es útil para implementar estos cambios de la mejor manera.

Una vez que estas dos medidas se ponen en práctica, solo queda acompañar a los equipos comerciales en el cambio.

Como hemos visto, la gestión del tiempo en los equipos de desarrollo comercial es un desafío muy importante. Y si la solución pasa por crear un marco de acción, también hay que saber dar a los comerciales un margen de acción suficiente para que ellos mismos optimicen su propio tiempo. Después de todo, ellos también están interesados en obtener los mejores resultados.

Fuente : https://www.chefdentreprise.com/Thematique/marketing-vente-1027/breve/comment-organiser-son-temps-pour-une-prospection-efficace-337350.htm

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