Siete consejos para acortar una reunión - 08/10/15

Fuente: La Minute management – L’Express l’Entreprise - Por Marie-Madeleine Sève - 10/06/2014

Mortal, interminable, rutinaria... la reunión ahoga a sus empleados. Cómo evitar su propagación y acortar su longitud? Hay que salir de la rutina, contesta Alexander Beaussier, Consultor en la firma "OSE consulting".

Nueve de cada diez ejecutivos (88%) se sienten inútiles en las reuniones y un tercio (32%) ya se durmió en la mesa de acuerdo con una reciente encuesta realizada por el IFOP (Instituto Francés de Opinión Pública) (1). Para luchar contra el aburrimiento y mejorar el rendimiento nada mejor que limitar el número y la duración de estas reuniones. E impulsar la creatividad de los participantes. Aquí hay siete maneras de llegar allí.

1. Eliminar las reuniones de reporte (reporting)

Atrévanse sacarle importancia a la reunión del lunes o a las juntas automáticas que marcan un proyecto. ¿Por qué son necesarias? Si se trata de informar, escuchar ex cathedra los informes de lo que se ha hecho, es inútil. A menos que estos sean los únicos momentos en los que el equipo puede verse, hay que contenerlos entonces a 15 o 20 minutos y proyectarlos hacia el futuro. Para todos los mensajes de hechos (anuncios, indicaciones, síntesis...), es mejor centrarse en las herramientas digitales, correo electrónico, intranet, redes sociales. Va a disminuir en un 80% el número de reuniones improductivas.

2. Asignar un nombre a la reunión

Cualquier reunión de utilidad debe tratar de resolver un problema. Es entonces fácil de encontrar un título que tenga sentido. Una vez que se indica en las agendas de papel o de tipo Outlook, este colgará los participantes que los consultarán. Porque como leer "El lunes a las 10 horas: reunión de servicio" no es emocionante, en cambio descubrir "reunión para tratar la falla de la máquina Y" o "reunión para dar satisfacción al cliente Z" es más inspirador. Algunos, de hecho, bautizan estos momentos como "talleres", lo que indica que habrá un verdadero trabajo de reflexión. Usted ganará una gran cantidad de tiempo, debido a que las partes interesadas estarán presentes, a tiempo y preparadas para el tema del día.

3. Centrarse en mesas redondas

La disposición de espacio es crucial. No deben ser usadas las mesas en U, porque el que se asienta en la punta aprueba invariablemente el papel del presentador o profesor. En cuanto a la mesa rectangular, usa todo el espacio, y nadie puede moverse. Al contrario, la configuración de una mesa en forma de círculo o redonda estimula el intercambio, las interacciones, el intercambio de ideas y de los individuos. Por otro lado, lo ideal es ser un número impar de personas para evitar bloqueos en la toma de decisiones.

4. Autorizarse en acortar el timing

Ha establecido un plazo de dos horas para resolver el asunto? Dos escenarios son posibles. O la pregunta ha sido contestada de forma rápida, en cuyo caso se puede acortar la reunión una hora antes porque es inútil agregar algún tiempo adicional. O las discusiones se empantanan y usted tiene que interrumpir el debate cuanto antes mediante la programación de una cita más tarde. La gente se lo agradecerá.

5. La variación de las ubicaciones y el movimiento

En lugar de usar cada vez la sala del primer piso, considere la posibilidad de reubicar el equipo en lugares poco comunes: la terraza del edificio, el jardín al lado del estacionamiento, el bar de la esquina... Usted va a despertar a sus neuronas, lo que permite ir más rápido durante la reunión. Haga también sus comentarios en la posición parada. Otra posibilidad, organizar reuniones itinerantes en la empresa en función de los capítulos incluidos en el orden del día: en el sector de contabilidad para un problema de las facturas de los clientes, en los talleres para un defecto del producto, en marketing, en compras... Se necesita un poco de preparación, pero es eficaz.

6. Hablando a través del juego

Abandonen PowerPoint o el portafolio. La jerga de los negocios de hecho puede ser un obstáculo para la comprensión colectiva que ralentiza el ritmo general. Usted puede utilizar el dibujo, retratos chinos o incluso legos, así que cada uno puede aclarar sus ideas antes de intercambiar. Un lenguaje común se creará rápidamente entorno a la mesa. En un fabricante de cosméticos que trató de determinar los criterios de un buen vendedor para la formación continua y el reclutamiento futuro, un taller (workshop) creativo fue creado con los miembros de recursos humanos, gestión de ventas, marketing. Cada uno tomó unas piezas de lego para representar a sus criterios y luego fueron compartidos con el grupo. En dos horas surgió un perfil ideal. Sin este ejercicio, se necesitarían 10 reuniones durante 2 meses para conseguir el mismo resultado.

7. Darle bienvenido a lo inesperado

Yo llamo a esto "accidentes". Los que contribuyen a una problemática para resolver pueden usar caminos complejos para encontrar una solución. Aunque estos escapes son fuera del tema, muchas veces conducen a mejoras inesperadas en un proceso, un método, una organización. Por lo tanto, están realizando dos reuniones en una, y eso es todo beneficioso!

Encuesta realizada en marzo 2014 entre 1.001 personas en Francia.

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